Newyorska borza

6 NAČINOV KAKO RAZBITI MONOTONOST POSLOVNIH DOGODKIH

… ali kako za vraga se je Brad Pitt znašel tu v Organizacija poslovnih dogodkov???

Zagotovo ste se vsaj enkrat udeležili poslovnega dogodka, na katerem ste bili prepričani, da vas bodo pokopali še pred prvim odmorom za kavo. Pa ne zato, ker bi bil dogodek tako zabaven, da ste umirali od samega navdušenja, ampak prej zato, ker je bil tako dolgočasen. Vsi vemo, da so kongresi in konference, če so narobe pripravljeni, lahko izjemno monotoni dogodki, ki lahko še najbolj proaktivne udeležence zazibljejo v nesrečno presedanje na stolu, padanje vsesplošnega pritiska ter nastop skupinskega zehanja. Zato smo za vas pripravili nekaj predlogov kako razbiti monotonost poslovnih dogodkov.

Kaj je torej tisto, kar naj bi pregnalo prefrigane žuželke, pognalo kri po žilah ter masovno dvignilo sedeče udeležence, da bi vendarle začeli sodelovati v predavanjih, predstavitvah ter delavnicah v sklopu kongresa? In še bolj važno: kaj je tisto, zaradi česar bodo o kongresu pripovedovali svojim kolegom, o njem stisnili kak tvit ali navdušen Facebook všeček ter se naslednje leto, BINGO!, vrnili prav na vaš dogodek?

  1. MODERATOR

Prva stvar, ki bo že zjutraj podstavila nogo monotonosti, je prava izbira moderatorja. Ko se zbrani na kongresu še prebujajo po dolgi poti, ko se skušajo še vklopiti v dogajanje in med nepoznane ljudi, je prva rešitev, ki jih bo prebudila, opogumila in jim povrnila upanje v službene obveznosti, izvrsten moderator. Pravi moderator hitro poskrbi za prebijanje ledu v prvih trenutkih kongresa, ki so ključnega pomena za vzdrževanje atmosfere ter spodbujanje mreženja še vse naslednje dni kongresa. Seveda pa moderator ne nastopa samo na začetku kongresa.

Pravi kongres mora imeti vsaj enega glavnega moderatorja, ki se znajde v večih vlogah, v različnih skupinah ter v različnih situacijah, da med premori, najavami nekaterih programskih delov in kot povezovalec v drugih,  vzdržuje pravo mero sproščenosti, zabave, pozornosti ter vsesplošnega občutka povezanosti med vsemi udeleženci. Predlagamo, da se moderator vključi v pripravo programa še pred začetkom vašega dogodka. Dobro pa je tudi vedeti, da cena moderatorja še ne pomeni nujno tudi njegove kakovosti.

  1. TEAM-BUILDING

Tkanje vezi je v času tovrstnih dogodkov odskočna deska za bogatitev industrije, pa naj bo le-ta znanstvena, podjetniška ali umetniška. Za učinkovito mreženje pa niso dovolj le vnaprej dogovorjeni sestanki, temveč je pogosto še veliko bolj učinkovito osebno druženje. Najboljše osebno druženje v času kongresov pa, ki ubije dve muhi na en mah tako da spodbuja mreženje prek prijateljskega stika sočasno pa razbija monotonost kongresa, je team-building aktivnost, ki se jo izpelje v času odmorov. Naj si bo za 5 ali za 500 oseb, team-building aktivnost v času kongresa, izvedena ali v dvorani ali predprostorih ali celo na zunanjih površinah, prebudi udeležence in povzroči pravi val energije, ki potem še dolgo odmeva med udeleženci. Na voljo imamo program, kot je New Yorška Borza, kjer udeleženci trgujejo z delnicami, organiziramo pa lahko tudi bobnarsko delavnico Ujemi ritem, razne Kvize ali pa druge izmed naših programov.

  1. POSTAVITEV

Energija pa se bo med udeleženci obdržala tudi takrat, ko bo postavitev kongresnih dvoran, odrov, sedišč, prehodov, prostorov za relaksacijo, in podobno, nepredvidljiva in dovolj intrigantna, da bo zbujala domišljijo. Naj bosta vhod in predprostor posebna, naj udeležence, ko stopijo v predprostor, ki jih na drugih dogodkih navda s strašnim dolgočasjem, raje pričaka presenečenje v obliki razširjene resničnosti (AR). Bodite drugačni, ponudite jim drugačno postavitev, drugačen plan prostorov od teh, ki so jih vajeni na kongresih.

Ponudite jim prostore razbite na manjše dele, kjer se lahko zbirajo, poklepetajo, vmes morda celo odigrajo tekmo namiznega nogometa, preden se v team-building aktivnosti postavijo v vrsto za človeški namizni nogomet … zamenjajte luči, dodajte utrip, navdušite jih z zavesami zvezdic padajočih s projektorskih luči. Naj se najprej naužijejo presenečenja, barv, svetlobe, rastlinja in naj bo prostor za registracijo šele v srednjem prostoru … šele nato, ko se že z nasmehom načudijo vhodu in vsemu, kar jim ponuja, naj pride na vrsto registracija. Videli boste, delovalo bo kot magija. Prevel jih bo val dobre volje, ki jih bo gor držal ves dan.

  1. APLIKACIJE

V času dogodka si seveda želite, da bi se udeleženci aktivno vključevali v program in v njem sodelovali. Pri tem vam bodo zelo pomagale aplikacije, preko katerih so lahko udeleženci na dogodku aktivno, lahko prek njih glasujejo, postavljajo vprašanja, se prijavljajo v različne dele programa, pregledujejo, kdo so ostali udeleženci na dogodku, itd. Mi priporočamo uporabo Aplikacije Moove, preko katere se lahko glasuje, postavlja vprašanja, hkrati pa se prek nje lahko tudi organizira kviz ali druge zabavne igre. Aplikacija Moove pa ni koristna samo za udeležence, temveč tudi za vas, za organizatorja, saj lahko prek aplikacije spremljate aktivnosti udeležencev.

  1. MENJANJE PREDAVATELJEV

Peta stvar pa, ki razbija monotonost kongresov in s tem privabi več udeležencev, je izbira predavateljev. Zelo pogosto se organizatorji kongresov naslanjajo na že preizkušen recept iz prejšnjega, in pred-prejšnjega in predpredpredprejšnjega leta, in tako dalje in tako naprej. Sicer je res, da je pomembno, da se na kongres pripelje strokovne predavatelje, ki imajo na kongresu kaj pametnega povedati in ki tudi znajo nekaj predstaviti na zanimiv način. In ne dvomimo, da jih je veliko med njimi, ki so resnično edinstveni strokovnjaki za svoje področje. A tudi v primeru, če imajo vsako leto posebej povedati nekaj novega, že drugič zapored ne bodo več imeli istega učinka  … no, razen, če bi bili morda Brad Pitt; nikdar ga ne bi bilo preveč, tudi če bi samo tiho stal v kotu …

Akhm, no, da se vrnemo … Ne samo dinamičnost, temveč tudi kredibilnost organizacije kongresa se kaže v izbiri in paleti predavateljev, ki se z vsakim posameznim kongresom menjajo. Tako boste ohranili večje zanimanje za udeležbo, zmanjšali predvidljivost ter vzpodbudili več prisotnosti in tudi več pozornosti med posameznimi predavanji in delavnicami.

  1. PREDAVATELJSKA ZVEZDA

In ker so predavatelji takšni in drugačni, eni bolj in drugi manj zanimivi, tretji bolj in četrti manj sposobni dobrega nastopa, je vedno dobro imeti v rokavu tudi pravega As-a. Vedno več kongresnih organizatorjev se strateško poslužuje preverjenega recepta, ki resnično deluje – povabiti na kongres pravo zvezdo. In to ne iz iste branže kot je kongres.  Ne tako zvezdo. Takih so udeleženci vajeni in jih boste z njimi stežka presenetili in motivirali. A resnična zvezda, popularna, iz šovbiznisa ali športa … Ta pa bo premikala gore. Ne samo, da boste imeli več prijavljenih, tudi vznemirjeno se bodo veselili trenutka, ko bodo lahko prisluhnili predavanju zvezde, ki se zdi v siceršnjem vsakdanjiku vesolja stran.

Zato pa postanejo kongresi popularni, zato še vedno rastejo. Pripeljejo namreč prave rokovske ali filmske ali košarkarske ali manekenske ali umetniške ali internetne zvezde, ki govorijo o svojih izkušnjah, o svojem uspehu, o svojem spopadanju s podobnimi problemi, s katerimi se vaši udeleženci pri svojem delu srečujejo vsak dan. Občutek osebne povezanosti in spopadanja s podobnimi izzivi, kot jih imajo zvezde, se vsakega udeleženca dotakne na globlji način, zaradi česar bo vaš kongres pravi uspeh. Naj vam ne bo škoda denarja za tako predavanje. Med udeleženci kongresa boste tudi vi, zaradi ponudbe tovrstnega predavatelja, zvezda. In naslednje leto se bodo udeleženci vrnili. (Namig: Brad Pitt …)

Seveda pa je poleg naših nasvetov in dobrega team buildinga pomembna tudi izbira lokacije. V kolikor želite, da vam pomagamo pri organizacija poslovnih dogodkov, nas kontakirajte na info@etc-adriatic.com. Z veseljem vam bomo svetovali.

Do sedaj smo organizirali 20 let Studio Moderne, 50 let Iskra Mehanizme, 10 let podjetja Elektrine, novoletna zabava za Slovenski podjetniški klub in ostalih 120 dogodkov v letu 2019. Ostale naše kompetence preverite na naši spletni strani ETC Adriatic.

KONTAKT